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实施政府采购并不只是为了节约资金而追求低价中标,1、注意采购方式的灵活运用

十二月 1st, 2019  |  企业概况

在政府采购代理活动中,多数代理机构在制定招标文件时,都非常重视对供应商的资质条件、产品的技术参数以及评分办法等因素的规定。但一些代理机构在重视这些内容的同时,对付款方式的规定却很草率,以致中标供应商确定后,在签订合同的过程中,矛盾时有发生。因此,付款方式理应成为招标文件中的一项重要内容。

在实际工作中,我们发现不少的采购人把实施政府采购要考虑的因素仅仅局限于价格指标,总是希望自己能以最低价达到采购目的。而不少未中标的供应商,也“别有用心”地将没有以最低价或低价中标的采购结果炒作为是显失公平,甚至于有些未中标的投标人动不动就提出投诉或提起诉讼等。这种不分实际情况而一味追求以“低价”中标的行为明显是一种奢望,或是一种偏见。在此,笔者务请各位要放弃这种不切实际的理想化采购结果,要从这种奢望中“苏醒”过来。

集中采购机构作为事业法人,从事着规范财政性支出、节约财政资金的繁重任务,而节约财政资金的一个重要组成部分就是采购成本的控制,可以通过管理手段与技术处理达到控制的目的,处理得当还可以间接地引导着潜在项目投标人降低投标报价金额,效果十分明显。

代理机构从业人员在制作招标文件时应明确采购款的支付方式和时间,如在工程采购的招标文件中规定:本合同签订并经政府采购代理机构见证后支付总合同价的30%;工程竣工验收合格后支付总合同价的50%;按规定应交的竣工资料全部交给发包人后,工程竣工结算审计后付清至合同审计价的95%;留5%作为保修金,两年保修期满后一周内由采购人一次付清余款,不计息等内容。这些内容如果不在招标文件中事先明确,采购人和中标人在签订合同或是履约的过程中就可能发生纠纷。进而影响政府采购行为的顺利实现。

政府采购并非仅仅是为了追求低价采购

采购成本控制是保持采购效益的一个重要指标,采购成本包括采购人成本、供应商投标成本、集中采购机构成本,三者从不同的层面涉及到财政性资金的使用走向,以不同的方式决定着财政性资金使用效率,从而共同组成了采购成本体系。

与此同时,资金的支付程序也应事先明确。据了解,目前,许多地方都实行了国库集中支付制度。国库集中支付也应有一套程序,而目前还有不少供应商对国库集中支付并不了解。因此,代理机构有必要把支付程序在招标文件中事先明确。有些代理机构在招标文件中是这样规定的:每次实行国库集中支付付款,采购人必须出具书面通知手续;政府采购代理机构凭采购人的书面通知手续和相关材料(采购合同、验收报告、发票复印件等)代为办理国库集中支付有关手续等。这样的规定可避免供应商三天两头跑到代理机构或者采购单位追要采购资金。

从政府采购的法定宗旨来看,实施政府采购并不只是为了节约资金而追求低价中标。在《政府采购法》的第一条就明确规定,实施政府采购,就是“为了规范政府采购行为,提高政府采购资金的使用效率,维护国家利益和社会公共利益,保护政府采购当事人的合法利益,促进廉政建设”。大家从中不难看出,实施政府采购的目的,并不是单纯追求采购资金的使用效益,同时还要兼顾到维护国家利益和社会公共利益等等方面。特别是在遇到一些投标价低,对采购人采购资金的节约效果很明显,但投标方案却有违于国家利益和社会公共利益的情形,这时,采购人也只能“放弃”低价采购方案,而选择“高价”成交的采购结果,这是符合政府采购宗旨的综合性“选择”,更是法律的根本要求。

从采购成本所起作用的角度而言,还可以把采购成本分为正成本与负成本,正成本是正常的采购过程中应该花费的人力与物力资源,可以通过有效的途径得到控制与管理,达到付出与绩效的完全统一;而负成本是指采购当事人通过非正常渠道或人为因素浪费的宝贵的人力物力资本,表现在国有资产的流失、付出的劳动被漠视、相关人员权力寻租、行政乱作为等。负成本是采购成本中的不和谐之音,但总会阴魂不散,干扰着政府采购的正常秩序与财政资金的有效使用。采购成本是一个综合性很强的指标,与采购绩效紧密相联,不仅体现在采购资金的合理利用方面,也表现在人力资源的最佳配置与高效使用上,值得重视与研究。

据了解,在政府采购活动中,部分细心的代理机构还会在在合同价款的规定中进行一些必要的提醒,如在工程采购中规定,合同价款中包括施工期间的政策性调整及市场风险。投标时,投标人应将人工、材料、机械等方面的风险一并考虑后进行报价。

采购评审指标和因素有很多,能否“中标”并非就以“投标价”作为唯一的评判标准。众所周知,采购项目的最终使用人还是采购人,而不是采购代理机构,采购结果必须要符合特定采购人的需要,要视采购人的具体情况而定。因此,对任何一个采购项目来说,能否使采购人“中意”就有许多评判因素,即采购评审指标,诸如,采购价格、项目性能、技术参数、售后服务等等,而采购价格仅仅是衡量投标人是否中标的众多因素中的一个重要因素之一,而不是唯一因素。因此,用那种以最低价或低价就能中标的思想来看待政府采购行为,就比较片面和狭隘,就不符合正常的采购规则,更不符合政府采购的法律宗旨的要求。

采购成本的控制措施

风险范围以外合同价款结算时不作调整。设计变更和采购人要求变更的,如图纸设计变更等原因引起工程量增减,工程造价必须调整,按如下办法执行:变更引起工程量增减,在投标报价中有与原工程量清单相同的工程项目综合单价的,结算时执行原有的综合单价;引起工程量增减,在投标报价中没有与原工程量清单相同的工程项目综合单价的,结算时按本地的相关计价表执行,同时还需参照采购人的标底。

保障和促进中小企业发展也是政府采购的功能之一,因而片面追求低价中标,就会变相抹杀或排斥中小企业的发展权利。任何一个企业总是要盈利赚钱的,否则,企业就不能扩大再生产,就不能持续发展,因此,盈利和赚钱是每个企业生产经营的宗旨目标,他们参与政府采购活动时也不例外,如果一味地降低投标报价,就会丧失参与政府采购活动的意义。为此,如果采购人只以价格为唯一评价指标,只能“逼迫”中小企业退出政府采购的市场。这就直接违反了《采购法》第九条“政府采购应当有助于实现国家经济和社会发展的政策目标,包括……促进中小企业发展”的政策规定,因此,政府采购的实施,并不是就要一味地追求最低价采购的宗旨目标。

1、注意采购方式的灵活运用。

奢望“低价”中标或成交的各种不切实际现象

采购办下达采购计划时,要从节约采购成本的角度考虑问题。

认识上的“误区”,总认为实施政府采购的目的就是为了追求“低价”采购。在实际工作中,不少的采购人把实施政府采购理解成是通过集中采购机构为他们“压价”,从而达到“低价”采购的效果。而不少的供应商和潜在的投标人也有同样类似的观点,也以为实施政府采购就是要达到“低价”采购的目的,以至于他们在具体的投标活动中,往往就是以低价进行投标,以“低价”取胜,而很少考虑采购人在其他方面的一些特殊需求。

一是要形成规模效应,坚决抵制应急零星采购行为,避免重复劳动;

行动上的偏见,在具体的政府采购活动中,直接追求以最低价中标的采购结果。在不少的地方,一些采购人或其采购代理机构为了充分提高他们采购资金的使用效率,追求最大化的资金节约效果,就变相实施非“最低价”成交不可的采购策略。在实际采购活动中,具体的采购操作,特别是采购评审活动都是围绕这一策略思想开展相关工作的,实施政府采购的目的,就是为了“找出”作出最低报价的供应商,这明显是一种不合理的思维。

二是采购方式的确定要合情合理。对于一些配置型号相对固定的产品,不要拘泥于限额的规定,刻意追求邀请、竞争性谈判等采购形式,其实只要询价能够达到时效高、价格低廉、节约采购成本等多重效果时,就没有必要邀请评委来搞所谓的形式评标,浪费人力物力。

问题处理上的过激行为,达不到“低价”成交的结果就投诉或提起诉讼。不少的投标人,总是把采购人或其采购代理机构要考虑的采购评审因素简单地集中在单一的价格指标上,因而在自己投出“低价”标的后,如果采购结果出现并非“低价”中标的情形时,他们就非常“不服气”,有的提出各种质疑,甚至于有的就提起诉讼等,想借此“推翻”采购结果,以扰乱采购工作秩序。这些行为和举止,至少都应归结于对政府采购宗旨的片面理解。

2、便利采购人招投标行为。

过度追求低价中标或成交带来的突出弊端

一些采购机构受采购人的委托对供应商的资质提出特殊要求,购买标书阶段要求带相关资质原件参与验资,本身是出于规范采购工作的考虑,合情合理,也可以说是一种经验。但笔者认为要结合实际情况,灵活运用,要充分考虑到潜在供应商的难处,如因报名时间有限、携带困难或法人代表外出相关手续不能及时办理等原因,有些供应商资质原件不能携带至报名现场,假如一味死板操作,势必造成供应商来回奔波,浪费严重。有些地方新登记的供应商还要搞形式主义的廉政承诺与准入通知书,报名前必须办理,增加了投标成本,也不能达到反腐倡廉的真正作用。因此在综合考虑各项工作指标规范性的前提下,可以采取一系列方便投标人的行动:如资质原件在开标前验看或评标时由评委查验,标书可以邮寄,也可以发E-MAIL、发传真,暂不收取标书工本费,开标时一并交纳,这样做可能在开标前不能确知参与投标的供应商的数量,但其实就是每家供应商都派人来现场购买标书,也有不来参加开标的可能性,关键是机构内部要协调一致,岗位把关要严格,不必要耿耿于怀付出的劳动得不到尊重,立意要有全局性,采购机构本身就是服务机构,多付出一点,多方便供应商一点,应该是我们的本份。我们知道应急采购确实也是各地挥之不去的客观存在,太死板也不行,总体原则要方便客户,对采购时效性的要求应该是采购当事人追求的共同目标。由于非公开招标方式信息的相对闭塞或者信息发布渠道的不规范,潜在投标人有时事先不知投标要求,或者由于电话通知的人为因素,潜在投标人信息不对称,冒昧前来购买标书,也有风险。当然采购机构的职责还是要公开信息发布渠道,采购程序与采购人应急需求有矛盾时,要耐心做好解释工作,政府采购只有符合了法定程序,才能保证采购工作合法合理高效公正。

采购项目的质量难以保证。任何一个投标人总是要盈利的,而如果投标人被迫在一个较低的“价位”上中了标,那么其盈利的空间就很有限,如果他们再按要求正常履行合同,结果就可能会无利可图,为此,为了企业的生存和发展,他们就会在合同的履行过程中,偷工减料或降低项目的供应标准、技术参数等,以变相“节约”其成本支出,这样势必要影响到采购项目的质量。

3、采购机构要想方设法降低采购成本。

售后服务或承诺难以到位。采购人一心想以最低价采购其商品或服务,那么,不少的供应商只能逼迫以低价进行投标,而一旦他们以低价中标后,对一心想要盈利赚钱的供应商来说,他们就只能维持适度的售后服务,有的就只能大幅度削减或克扣以前承诺的服务项目和服务标准等,否则,他们就会亏损。从而就导致采购人的正当权益受到损失,这些都是追求低价中标带来的各种隐患。

一是减少业务费用。

政府采购形象受到影响。众所周知,政府采购的目的和宗旨不仅仅是为了节约采购资金,提高财政资金的使用效率,还必须要考虑到其他诸多的因素,如维护国家和社会利益、保护环境、保障当事人的正当权益等。而如果政府采购仅仅以价格来判断或认定供应商中标与否,势必就会给供应商造成一种政府采购的宗旨就是为了追求资金节约率,而不顾供应商应分享的利润,更不顾其他当事人正当权益的错觉,这就弯曲了政府采购的宗旨,直接影响了政府采购的外在形象。

电话可以使用磁卡式的,各岗位核算费用,节约有奖,超支自付,自律很重要;办公设备购买设专人负责,减少浪费,购买清单与领用人签字清单要相符合;尽量避免租用开标场地,采购机构的现有开标场地完全可以用于开标,不必要劳民伤财,要以适当的方式向当地主要领导解释清楚,法律是要切实遵守的,要敢于和善于顶住领导压力,抵制不必要的场地租用花费,努力降低采购成本;可以请相关领导出面协调信息发布费用问题,出于支持政府采购工作考虑,力争做到在当地媒体发布招标信息零收费。公开招标且预算超过一定金额时再邀请公证处参加现场公证,公证费虽有中标人出,但最好不要按一定比例收取,可以采用固定值,如500元、600元不等。

要科学处理“低价中标”与“采购宗旨”之间的内在关系

4、人力资本的节约措施。

在低价的普通产品与报价略高的节能环保产品之间,要妥善处理他们的价格竞争力。由于节能与环保技术的运用而导致产品成本的上升,进而使得产品的投标报价有时可能略高于一般的普遍产品,这样,如果谁的报价低就采购谁的产品,明显对节能环保产品不利,因此,为了避免节能环保产品因其报价略高于其他普通产品而丧失被优先推广的机会,我们可以在设置评价指标体系时,专门为节能环保产品的价格指标设置一个合理的弹性区间,在这一区间的幅度内,采购人必须要优先选择列入节能清单的节能产品或环境标志产品,而不得采购报价略低的普通产品。

针对出工不出力的情况,要严格岗位责任,分工负责,内部协调机制要完善,敢于动真格的,克服软、散、娇、横等不良习气,关键时可以开除内部不良分子,决不能姑息养奸。

要放弃以价格指标控制中标结果的不规范采购行为。采购代理机构为采购人代理任何一个采购项目时,都应同时为采购人考虑到以下几个关键性的指标因素:一是价格指标,即投标人对采购项目的报价情况,这是衡量采购资金使用效率的重要指标;二是服务指标,即为采购人提供的售后服务工作,这是衡量采购人权益保障程度的重要指标;三是质量要求,即对采购项目配置、性能、参数等提出的具体要求;四是采购人的需求,对任何一个采购项目,其质量、标准、配置等有高有低,档次有高、中、低,产品功能也有多有少等,但是否适合于特定采购人的需求,还必须由采购人根据具体情况而定。这些都是与采购人权益息息相关的缺一不可的重要指标,因此,作为用来评标的标准就必须要围绕这些基本因素来展开,针对不同采购人的具体情况,分清各个指标的轻重程度,采取综合评分法,评定出各供应商的综合竞争力,而不能仅仅以“价格”作为唯一的评标因素。

5、未有法定理由不得废标。

要全面公示评标结果,以遏制片面追求低价中标的采购行为。相对于公开招标采购方式而言,一些采用非公开招标方式的采购,不少必要的操作环节和特定的操作步骤等都是在比较小的范围内实施的,这样,只有对非公开招标采购过程中的相关信息充分对外公开,才能有效提高其采购操作的透明度,才能遏制住只重视价格上的效益,而忽视其他因素评审的不良行为。

废标意味着采购当事人前期的一切工作化为乌有,浪费的不仅仅是人力物力的付出,也直接打击了采购机构工作积极性与信心。因此废标一定要慎行,要符合采购法规定的废标理由,即符合专业条件的供应商或者对招标文件作实质性响应的供应商不足三家的;出现影响采购公正的违法、违规行为的;投标人的报价超过了采购预算,采购人不能支付的;因重大变故,采购任务取消的。至于评委评标有难度、怕承担责任、监督者意愿、采购机构主观感觉等等都不能作为废标的直接理由。评标是由评委根据招标文件与投标材料,依据评分标准综合评定的,只有符合废标的充分理由时才能执行,随意废标将会增加采购成本,浪费有限的采购资源,因此一定要慎重。

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