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完整的招标投标活动还应包括在招标前的准备工作,经过了很多环节才涉及到招标

十二月 2nd, 2019  |  关于新葡亰

招标,是《政府采购法》规定的政府采购方式之一,也是一种最具有竞争、公开透明程度最高的一种方式。一般来说,招标投标活动需经过招标、投标、开标、评标与定标等程序,但根据本人多年来从事招标采购工作的实践经验,完整的招标投标活动还应包括在招标前的准备工作。因此,我们可以把招标投标活动分成两个阶段,即准备阶段和招标阶段。各个阶段的基本程序如下:

实质性响应标书条款

大家对于中国招投标的问题讨论已经很多了。但是,笔者觉得有一个重要的问题,就是:毕竟“招投标”只是一个“环节”,而整个投资项目或者建设工程,是一个“链条”。

一、准备阶段

一般情况下,未实质性响应标书内容的,将定为无效投标,这对投标人来说是致命的,也是最容易引起纷争的地方。最有效的控制方式就是根据法律法规要求,结合采购人意愿及项目实际情况,对实质性响应标书的内容明确规定。

2005年9月,一篇叫做《中国招标:走过二十年》的访谈文章发表了。记者采访了中国机电设备招标中心主任谢荣全
,内容涉及到了中国机电设备招标20年的历史。最后,谢荣全主任讲了一段话,摘录如下:

在准备阶段,要对招标投标活动的整个过程作出具体安排,包括对招标项目进行论证分析、确定采购方案、编制招标文件、制定评标办法、组建评标机构、邀请相关人员等。主要程序是:

笔者认为在设置实质性标书条款同时,特别要对引起废标与无效标以及未实质性响应标书情况作出强化规定,严格界定未实质性响应标书内容。对于投标文件中主动提出技术偏差,但能满足采购项目实行需求的方案,是否列入未实质性响应范围,要作实际考察。另外对“标书出现重大偏差”的概念,如何界定也要明确。技术偏差的界定比较困难,专业性很强,要由专家来界定。商务偏差可以设定一个比例,确定设备偏差价格占总投标价格的百分数,操作起来还是比较方便的。无效投标中一般还有评标委员会认为有必要取消的投标,也要界定清楚,不能太模糊,致使操作起来难以统一,从而留下采购风险与不确定因素。

【把链条接起来
谢荣全介绍说,国外也有招标,但不只是单纯的招标,而是项目管理过程中的一个环节。项目管理前期是立项,然后是可行性报告、投资研究,确定后才进行招标采购设备和安装调试。这是一个大的链条,经过了很多环节才涉及到招标。

制定总体实施方案

关键性词语描述

中国有其特殊的原因,由于是从计划经济转向市场经济的,在当时市场经济还没有完全铺开的时候,将项目管理导入的时机尚不成熟,只能将“招标”从整个链条中先抽出来“以招代审”。

即对招标工作作出总体安排,包括确定招标项目的实施机构和项目负责人及其相关责任人、具体的时间安排、招标费用测算、采购风险预测以及相应措施等。

公开招标不存在资格预审制度,各投标人领取标书时往往又忽略携带资质原件,加之路途遥远,回去拿原件再来买标书,将会增加投标成本。另外采购中心资格审查人员专业性、敬业心等方面的限制,标书发放标书时审核资质原件往往有难度,因此在开标现场由评委查验的规定十分重要与关键,各地执行部门都有同感,但标书制作上还是不太严谨,如仅作开标现场验原件的规定。

现在中国国内的项目管理很多在采用“水多了加面,面多了加水”,不是真正意义上的项目管理。随着国家投资体制改革,随着市场经济的建立,随着招标方式和政府采购被全社会普遍认可,它应该进入一个大发展的阶段】

项目综合分析

然而“开标现场”是一个宽泛的概念,一般可以认为是从开标仪式到评标结束的时间段内,那么投标文件递交算不算开标现场,开标仪式结束后再回去拿资质原件是否有效,对所有投标人是否公平,投标有效期内(一般为20~
30日)提供资质证明材料是否有效,这也是很关键性的控制点,事关投标人是否有效投标的问题。为了保持公平与操作的便捷,标书中应明确注明何时递交资质原件供评委审验,在规定时间内未提供的当作无效投标处理。

【进入下一个阶段,招标起的作用会越来越大。同时要大量采用西方现代化管理方式,一是代建制逐步铺开,二是项目管理要实施。不实施项目管理在某种程度上招标就缺了一条腿,在某种程度上现代化的交易方式不可能全面认识和普遍采用。让招标逐步回到项目管理的链条中去,中国还有很长的路要走。本刊记者/张
娟 供稿:《今日中国》杂志】

对要招标采购的项目,应根据政府采购计划、采购人提出的采购需求,从资金、技术、生产、市场等几个方面对项目进行全方位综合分析,为确定最终的采购方案及其清单提供依据。必要时可邀请有关方面的咨询专家或技术人员参加对项目的论证、分析,同时也可以组织有关人员对项目实施的现场进行踏戡,或者对生产、销售市场进行调查,以提高综合分析的准确性和完整性。

评标原则控制

联想到有关国际招标的书籍文章,人们参考的往往是各国的政府采购办法和世界银行的“采购指南”。他们都是规范的项目投资全过程的管理。

确定招标采购方案

具体评分办法及细则分是否公开问题,目前还没有形成统一意见,但至少评标办法条款要明确列入标书中,公开信息,以便投标人做准备,千万不能出现评分原则之外要求作为评分办法内容的。这样对投标人不公平,也存在暗箱操作风险,最好公布评分原则权重分值,让投标人心中有数,但假如完全公布评分细则,可能存在串标嫌疑,如价格分取平均值,就给了不法投标人串通的途径,也会引起采购机构业务外的许多麻烦。

以世界银行贷款项目为例。

通过进行项目分析,会同采购人及有关专家确定招标采购方案。也就是对项目的具体要求确定出最佳的采购方案,主要包括项目所涉及产品和服务的技术规格、标准以及主要商务条款,以及项目的采购清单等,对有些较大的项目在确定采购方案和清单时有必要对项目进行分包。

不管怎么说,绝对客观的评分办法是没有的,评委的自由裁量权是客观存在的,而且专业评委的主观能动性也是保持评标结果真正、公正、有效的有力保证,假如能达到这种程度,评分办法一出,任何人都能评标,那就不需专业评委了,也不需对评委综合甄选了。

根据笔者的理解,世界银行贷款项目,大致分成六个阶段:分为:项目鉴别、筛选;项目准备;项目预评估/评估;项目谈判,签订贷款协议;项目实施和项目后评价六个阶段,整个叫做项目周期。

编制招标文件

澄清时间控制

世界银行对其贷款项目的管理,对项目从选择立项至完成投产实施了整个过程的监督管理。

招标人根据招标项目的要求和招标采购方案编制招标文件。招标文件一般应包括招标公告、招标项目要求、投标人须知、合同格式、投标文件格式等五个部分。

财政部18号令第27条规定,招标采购单位对已发出的招标文件进行澄清或者修改的,应当在招标文件要求提交投标文件截止时间15日前,在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布更正公告,并以书面形式通知所有招标文件接受人,该澄清或者修改的内容为招标文件的组成部分。28条规定,招标采购单位可以视采购具体情况,延长投标截止时间和开标时间,但至少应当在招标文件的截止时间三天前,将变更时间书面通知所有招标文件接受人,并依法发布变更公告。采购文件中要具体规定考察与答疑会的程序安排,充分考虑到可能出现的各种情况,并相应地制定策略措施与补救办法,明确规定由此而来的责任问题,防止事后出现纷争。在安排延迟投标截止时间和开标时间的过程中,要防止投标人无休止的澄清要求,投标书对此要有具体说明。

在项目的实施阶段,涉及到了“采购”(世界银行有6种采购方式),而“招标”是其中的主要方式。我们所议论的对“可招性”问题的分析,对世界银行项目而言,实际从“评估”阶段就开始分析了。比如,我们要建设一个水电站,主体部分采用世行贷款外币,就需要准备对电站土建工程和发电机组进行国际招标;而配套的部分,采用世行人民币贷款,可能要进行国内招标;另外,生活配套等等措施,是属于自筹资金,世界银行不再干涉。

1、招标公告。主要是招标人的名称、地址和联系人及联系方式等;招标项目的性质、数量;招标项目的地点和时间要求;对投标人的资格要求;获取招标文件的办法、地点和时间;招标文件售价;投标时间、地点以及需要公告的其他事项。

而我国现在许多项目,资金的使用是“混在一起”说的。好比建一座大楼,需要1000万人民币,其中:500万是“国债”项目,400万是银行贷款,剩下100万是自筹……,具体不再划分。如果实施时候有哪部分资金不落实,也就导致“垫资招标”……还有,哪个主管部门比较“严格和权威”,就会按照哪个部门的规定进行采购招标。

2、招标项目要求。主要是对招标项目进行详细介绍,包括项目的具体方案及要求、技术标准和规格、合格投标人应具备的资格条件、竣工交货或提供服务的时间、合同的主要条款以及与项目相关的其它事项。

我们国家的有关管理,多是“铁路警察,各管一段。”缺乏足够的统一和联系。记得当年世界银行的采购招标专家给我们讲课时候,一再提出,“评估报告”不得随意修改,招标文件必须符合评估报告的要求。因为,每份评估报告可能要印发400份(也许是600份,记不太清楚了),分发给世界银行内部各个有关部门,作为依据,大家都得遵守。

3、投标人须知。主要是说明招标文件的组成部分、投标文件的编制方法和要求、投标文件的密封和标记要求、投标价格的要求及其计算方式、评标标准和方法、投标人应当提供的有关资格和资信证明文件、投标保证金的数额和提交方式、提供投标文件的方式和地点以及截止日期、开标和评标及定标的日程安排以及其它需要说明的事项。

我们许多时候,具体负责项目招标的,是某某建设指挥部或者单位的技改办,是一种临时机构,人员是临时抽调的;项目完成,甚至到“开工”或者“竣工”,该单位就解散了,更无人去总结经验和教训;下次再有类似的工作,再组织另一批人,也许还会重复原来的问题和错误。……

4、合同格式。主要包括合同的基本条款、工程进度、工期要求、合同价款包含的内容及付款方式、合同双方的权利和义务、验收标准和方式、违约责任、纠纷处理方法、生效方法和有效期限及其它商务要求等。

清华大学王纂正教授在首届招投标高层论坛上的发言《招标投标与项目管理》一文就指出世界银行项目,实现了五个方面的真正管理:

5、投标文件格式。主要是对投标人应提交的投标文件作出格式规定,包括投标函、开标一览表、投标价格表、主要设备及服务说明、资格证明文件及相关内容等?

【第一,实行了真正的全过程的管理。从项目的决策立项开始,就纳入了项目管理的轨道,而不是像我国有些项目,虽然也在进行项目管理,但往往不是从决策立项开始,而仅仅从施工开始。这样做原因就在于把一个项目寿命期的全过程的项目管理,理解成了施工项目管理。

组建评标委员会

第二,实行了真正的专业化的管理。

1、评标委员会由招标人负责组建。

第三,实行了真正的有效的管理和监督。通过对项目的前审、后审、跟踪监督和各种透明化的措施等,把项目的每一阶段牢牢控制在投资方、银行或专门的监督管理部门的监督之下。这种监督主要是对业主行为的监督,凡不符合银行采购政策和规定的行为,严重的会以“错误采购”而终止贷款的支付。而不是像国内有些项目,对业主行为的监督是很不力的。

2、评标委员会由采购人的代表及其技术、经济、法律等有关方面的专家组成,总人数一般为5人以上单数,其中专家不得少于三分之二。与投标人有利害关系的人员不得进入评标委员会。

第四,实行了正确的招标、评标和授标过程和合理的资格预审和评标方法。

3、《政府采购法》以及财政部制定的相关配套办法对专家资格认定、管理、使用有明文规定,因此,政府采购项目需要招标的,其专家的抽取须从其规定。

第五,实行了真正的知识管理.

4、在招标结果确定之前,评标委员会成员名单应相对保密。

我们应该乘首届高层论坛的东风,认真学习世界银行等等采购招标的真正“国际惯例”,来健全有关制度,完善我们的招标投标工作。

邀请有关人员

不要仅仅强调学习什么“标业”了。招标工作只是项目管理中的一个环节,只是工商管理课程的“采购“的一种方式;当然,对于公共采购或者说政府采购,它是一种主要的方式。从事招标工作,很多情形下,需要的是一种综合专业技术、贸易知识、法律法规等等的一种”职业资格”或者说能力。招标代理,也不应当仅仅是招标程序上的代理,而是对相关过程的一种“咨询服务”。

主要是邀请有关方面的领导和来宾参加开标仪式,以及邀请监督机关派代表进行现场监督。

不能再“就招标谈招标”了!我们应该把“招标”这个环节,看成是整个项目管理中的一部分,从而全过程的实现有效的投资使用管理以及监督,实现更有效的“节约和效益”的统一;同时,更好的和国际上的招标投标“接轨”!

二、招标阶段

在招标阶段,应按照招标、投标、开标、评标、定标几个步骤组织实施,基本程序是:

招标

1、发布招标公告。公开招标应当发布招标公告(邀请招标发布投标邀请函)。招标公告必须在财政部门指定的报刊或者媒体发布。招标公告的内容、格式与招标文件的第一部分相同。

2、资格审查。招标人可以对有兴趣投标的供应商进行资格审查。资格审查的办法和程序可以在招标公告中载明,或者通过指定报刊、媒体发布资格预审公告,由潜在的投标人向招标人提交资格证明文件,招标人根据资格预审文件规定对潜在的投标进行资格审查。

3、发售招标文件。在招标公告规定的时间、地点向有兴趣投标且经过审查符合资格要求的供应商发售招标文件。

4、招标文件的澄清、修改。对已售出的招标文件需要进行澄清或者非实质性修改的,招标人一般应当在提交投标文件截止日期15天前以书面形式通知所有招标文件的购买者,该澄清或修改内容为招标文件的组成部分。这里应特别注意,必须是在投标截止日期前15天发出招标文件的澄清和修改部分。

投标

1、编制投标文件。投标人应当按照招标文件的规定编制投标文件,投标文件应载明的事项有:投标函;投标人资格、资信证明文件;投标项目方案及说明;投标价格;投标保证金或者其他形式的担保;招标文件要求具备的其他内容。

2、投标文件的密封和标记。投标人对编制完成的投标文件必须按照招标文件的要求进行密封、标记。这个过程也非常重要,往往因为密封或标记不规范被拒绝接受投标的例子不少。

3、送达投标文件。投标文件应在规定的截止时间前密封送达投标地点。招标人对在提交投标文件截止日期后收到的投标文件,应不予开启并退还。招标人应当对收到的投标文件签收备案。投标人有权要求招标人或者招标投标中介机构提供签收证明。

4、投标人可以撤回、补充或者修改已提交的投标文件;但是应当在提交投标文件截止日之前书面通知招标人,撤回、补充或者修改也必须以书面形式。

这里特别要注意的是,招标公告发布或投标邀请函发出之日到提交投标文件截止之日,一般不得少于20天,即等标期最少为20天。

开标

1、举行开标仪式。招标人应当按照招标公告规定的时间、地点和程序以公开方式举行开标仪式。

2、开标仪式的基本程序是:

主持人宣布开标仪开始(需简要介绍招标项目的基本情况,即项目内容、准备情况等)。

介绍参加开标仪式的领导和来宾同志(来自单位、职务、身份等)。

介绍参加投标的投标人单位名称及投标人代表(这里需要对所招标项目作进一步介绍:如招标公告发布的时间、媒体、版面;截止什么时间有多少家供应商作出了响应,并提交了资格证明文件;有多少家供应商购买了招标文件;在投标截止时间前有多少家供应商递交了投标文件,等等),在介绍招标人及其代表时,应按照递交投标文件的顺序介绍,先介绍招标人单位名称,接着介绍其代表人姓名、职务、身份。

宣布监督方代表名单(监督方代表所在单位、职务、身份)。

宣布工作人员名单(工作人员所在单位及在开标时担负的职责:主要是开标人、唱标人、监标人、记标人)。

宣读有关注意事项(包括开标仪式会场纪律、工作人员注意事项、投标人注意事项等)。

检查评标标准及评标办法的密封情况。由监督方代表、投标人代表检查招标方提交的评标标准及评标办法的密封情况,并公开宣布检查结果。

宣布评标标准及评标办法。由工作人员开启评标标准及评标办法(须在确认密封完好无损的情况下),并公开宣读。

检查投标文件的密封和标记情况。由监督方代表、投标人代表检查投标人递交的投标文件的密封和标记情况,并公开宣布检查结果。

开标。由工作人员开启投标人递交的投标文件(须在确认密封完好无损且标记规范的情况下)。开标应按递交投标文件的逆顺序进行。

唱标。由工作人员按照开标顺序唱标,唱标内容须符合招标文件的规定(招标文件对应宣读的内容已经载明)。唱标结束后,主持人须询问投标人对唱标情况有无异议,投标人可以对唱标作必要的解释,但所作的解释不得超过投标文件记载的范围或改变投标文件的实质性内容。

监督方代表讲话。由监督方代表或公证机关代表公开报告监督情况或公证情况。

领导和来宾讲话。按照开标仪式的程序安排,参加开标仪式的领导和来宾可就开标以及本次采购过程中的有关情况发表意见、看法,提出建议(此部分程序可以提前在开标程序的第三步进行)。也可以安排采购人代表发言,由采购人代表向有关方面作出承诺。

开标仪式结束。主持人应告知投标人评标的时间安排和询标的时间、地点(询标的顺序由工作人员用抽签方式决定),并对整个招标活动向有关各方提出具体要求。

开标应当作记录,存档备查。

评标

1、开标仪式结束后,由招标人召集评标委员会,向评标委员会移交投标人递交的投标文件。

2、评标应当按照招标文件的规定进行。评标由评标委员会独立进行评标,评标过程中任何一方、任何人不得干预评标委员会的工作。

3、评标程序

审查投标文件的符合性。

对投标文件的技术方案和商务方案进行审查,如技术方案或商务方案明显不符合招标文件的规定,则可以判定其为无效投标。

询标。评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的地方进行必要的澄清,但澄清不得超过投标文件记载的范围或改变投标文件的实质性内容。

综合评审。评标委员会按照招标文件的规定和评标标准、办法对投标文件进行综合评审和比较。综合评审和比较时的主要依据是:招标文件的规定和评标标准、办法,以及投标文件和询标时所了解的情况。这个过程不得也不应考虑其它外部因素和证据。

评标结论。评标委员会根据综合评审和比较情况,得出评标结论,评标结论中应具体说明收到的投标文件数、符合要求的投标文件数、无效的投标文件数及其无效的原因,评标过程的有关情况,最终的评审结论等,并向招标人推荐一至三个中标候选人(应注明排列顺序并说明按这种顺序排列的原因以及最终方案的优劣比较等)。

定标

1、审查评标委员会的评标结论。招标人对评标委员会提交的评标结论进行审查,审查内容应包括评标过程中的所有资料,即评标委员会的评标记录、询标记录、综合评审和比较记录、评标委员会成员的个人意见等。

2、定标。招标人应当按照招标文件规定的定标原则,在规定时间内从评标委员会推荐的中标候选人中确定中标人,中标人必须满足招标文件的各项要求,且其投标方案为最优,在综合评审和比较时得分最高的。

3、中标通知。招标人应当在招标文件规定的时间内定标,在确定中标后应将中标结果书面通知所有投标人。

4、签订合同。中标人应当按照中标通知书的规定,并依据招标文件的规定与采购人签订合同(如采购人委托招标人签订合同的,则直接与招标人签订合同)。中标通知书、招标文件及其修改和澄清部分、中标人的投标文件及其补充部分是签订合同的重要依据。

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